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Cómo recuperar facturas impagadas y poder cobrarlas

 

Los perjuicios económicos son una problemática habitual para los autónomos y empresas. Entre ellos destacan los métodos para recuperar facturas impagadas con el fin de poder cobrarlas, además de la pérdida económica que conlleva el haber entregado productos y servicios sin haberlos cobrado.

Para evitar problemas de este tipo, la legislación del IVA establece en la llamada “Modificación de bases imponibles de IVA”, que es posible recurrir a mecanismos de defensa que nos permitan recuperar la cuota del IVA de la factura que, en consecuencia, ha sido total o parcialmente incobrable.

Perjuicios económicos del tipo fiscal ante facturas impagadas

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Cuando una factura de venta, a parte de la pérdida económica que implica entregar productos o servicios sin cobro, da lugar a dos perjuicios del tipo fiscal:

  • Un aumento irregular del beneficio fiscal debido a la falta de cobro. Dicho aumento se registra como un ingreso en la base imponible de la factura. Razón por la cual se refleja en la declaración de la renta (IRPF) o en el Impuesto de Sociedades (IS) sólo en caso de pertenecer a una sociedad.
  • La cuota de IVA de la factura impaga se declara en la declaración de IVA del trimestre correspondiente a la fecha de la factura, pero el cliente aún no ha pagado.

Ante esto, existen dos mecanismos fiscales a los que podemos recurrir para contrarrestar dichas situaciones:

  • Solicitar la recuperación del IVA de la factura impagada. La emisión de la factura rectificativa se incluye durante este proceso.
  • Registrar y deducir como gasto importe de la factura impagada.
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¿Qué es una factura rectificativa?

 

Una factura rectificativa es un documento tributario que se emite para corregir errores o agregar datos relevantes sobre una situación financiera en particular.

De esta manera, la factura rectificativa puede especificar las correcciones de una factura ordinaria o la devolución de la mercancía. Asimismo, este tipo de factura también debe emitirse en caso de que la factura original no respete los requisitos que establece la ley vigente.

Dado a su naturaleza, las facturas rectificativas se presentan para recuperar el IVA liquidado de una factura impagada. Dicho documento debe ser idéntico a la factura original que no ha sido cobrada, pero con el importe en negativo y bajo el título “Factura rectificativa”.

Solicitar la recuperación del IVA de la factura impagada

La ley del IVA establece que toda empresa o autónomo tiene la posibilidad de recuperar el IVA de las facturas impagadas. Dicho esto, la ley también dispone que para solicitar la recuperación del IVA, primero deben cumplirse una serie de requisitos:

  • El cliente debe ser una empresa o un autónomo. En caso de ser un particular, el importe (antes de aplicar el porcentaje de IVA) debe ser mayor a 300€.
  • La liquidez del IVA debe haberse registrado en la contabilidad.
  • La factura no debe haberse cobrado durante los 6 meses desde su emisión, a menos que nuestra empresa haya facturado más de 6.010.121,04€ (si este es el caso, el plazo será de 1 año).
  • Debe haber un reclamo oficial por el pago de la deuda.
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Proceso para recuperar el IVA de facturas no cobradas

El procedimiento a seguir si se desea recuperar el IVA de una factura impagada consta de los siguientes pasos:

  • Las PYMES y autónomos deben realizar el proceso dentro de los 3 meses posteriores una vez finalice el plazo de retraso correspondiente al cobro de la factura. Como bien se mencionó con anterioridad, los plazos corresponden de 6 meses a 1 año dependiendo de lo que haya facturado nuestra empresa.
  • La factura rectificativa debe emitirse con el importe en negativo del IVA a recuperar.
  •  Se debe enviar el comunicado a la AEAT por correo electrónico en el plazo de un mes después de la expedición de la factura rectificativa, y también se debe incluir los justificantes de la rectificación (requerimiento notarial o de la reclamación judicial).

Si ya se ha liquidado el IVA de una factura impagada, podemos recurrir a los siguientes pasos para recuperar el importe del impuesto:

  • Emita una factura rectificativa para anular la factura original.
  • Reclame de manera judicial o notarialmente la factura impagada.
  • Envié a Hacienda la factura rectificativa.
  • Incluya la factura rectificativa en el modelo trimestral.

Deducir como gasto el importe de la factura impagada

Para considerar una factura “incobrable” y reconocer dicha pérdida ante Hacienda, se deben cumplir alguno de estos tres requisitos:

  • Que el cliente no haya pagado en un período de seis meses desde la fecha de vencimiento para su cobro.
  • Que como empresa reclamemos el cobro de la factura mediante la reclamación judicial o notarial.
  • Que el cliente haya declarado a través de acreedores o que haya sido procesado por algún delito de alzamiento de bienes.

Aunado a esto, no se podrán deducir las pérdidas por facturas impagadas si el cobro estuvo asegurado con garantías. De la misma manera, tampoco será deducible si el cliente es una empresa afín o una entidad pública.

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¿Cuándo se puede deducir una pérdida?

La deducción de pérdidas se realizan generalmente a final de año con el cierre anual de las cuentas. Sin embargo, hay que tomar en cuenta varios puntos claves que destacan durante el proceso:

  • Al final del año hay que corroborar que hayan pasado 6 meses desde la fecha de vencimiento para poder registrar como gastos los importes de cobros fallidos, siempre que la fecha de vencimiento sea antes del 1 de julio del año en curso.
  • No es una obligación esperar 6 meses para registrar y reconocer la pérdida por facturas impagadas por parte de clientes en concurso de acreedores o culpables de delito de alzamiento de bienes.
  • No es necesario esperar 6 meses para registrar la pérdida por facturas incobradas que se han reclamado al cliente judicial o notarialmente.

Consideraciones antes de reclamar el cobro de la factura

Una factura que presente datos erróneos puede generar controversias y malentendidos que a su vez, puede perjudicar el proceso de cobranza. Por lo tanto, a la hora de emitir una factura es importante tomar ciertas medidas de precaución:

  • Compruebe los datos y las cifras de la factura.
  •  Revise la fecha de la factura, además de los importes.
  • Corrobore que los datos del cliente sean los correctos.
  • Utilice el Registro Mercantil para verificar los datos.

Si se recurre a la vía judicial, será necesario demostrar que se han respetado las bases legales del proceso en cuestión. Por lo tanto, se recomienda guardar debidamente la documentación pertinente.

Asimismo, es fundamental anotar las fechas y horas de las conversaciones telefónicas, así como también se aconseja hacer un resumen de la conversación para que ambas partes tengan la oportunidad de corroborar lo acordado.

Recuperar facturas impagadas resulta un proceso un tanto difícil para quienes no están familiarizados con el tema. Por consiguiente, se recomienda tomar asesoría profesional ante situaciones de este tipo para tomar acciones legales lo antes posible.